Vi spilder tid og penge på projektgennemførelse i det offentlige.

Af Martin Vesterby

Udgivet den 14. september, 2016.

Vi spilder tid og penge på projektgennemførelse i det offentlige. Nu skal vi fokusere på værdiskabelse 

Der er noget galt med den måde, vi arbejder med projekter i det offentlige. Få tænker på værdien - Mange på at blive færdige.

Alt for mange udviklingsprojekter, der gennemføres i det offentlige eller i partnerskab mellem offentlige enheder og private virksomheder har det som det primære mål at blive gennemført. Altså at blive færdig inden for den tidsramme, hvor der er projektmidler til at arbejde. Det er som om, at vi i Danmark er begyndt at acceptere dette. Hvorfor bør vi så ikke gøre det?

Hvis man undervejs i et udviklingsprojekt kommer frem til, at det ikke er muligt at udvikle en løsning, der passer til dets formål, og grundlaget for projektet dermed ikke vil blive indfriet, hvad er så incitamentet til at stoppe projektet? 

Incitamenterne er få, og for de personer, der er en del af en projektgruppe, kan sikkerheden for job være afhængig af, at projektet fortsætter - uanset viden om vanskeligheder ved at kunne skabe værdi med det, som udvikles. Det er utroligt udfordrende at skulle tage ansvaret og være drengen, som råber: ”Se! Han har jo ikke noget tøj på”. En anden medvirkende faktor til, at det er svært at stoppe offentlige udviklingsprojekter, er, at man fortsat arbejder inspireret af daglig projektstyring med et fixeret mål og sjældent evner at gennemføre projekter, som ville have haft gavn af at blive gennemført med agil-styring. Og den sidste store faktor har sin rod i den offentlige håndtering af økonomien. Man støtter ofte innovationsprojekter med tidsafgrænsede projektmidler, og det kan ofte virke mere uoverskueligt at føre midler tilbage i systemet end at bruge dem. Uanset relevans for projektet. De er afsat til projektet – så brug dem!

Hvad betyder det? Kort sagt at vi spilder tid og ressourcer. At vi fortier viden om udfordringer, der kunne være til gavn for andre. At vi som offentlige enheder skuffer eventuelle private partnere ved ikke at skabe det, som vi har aftalt, eller ved at fortsætte med at trække på den private virksomheds ressourcer og kompetencer, selvom man i projektgruppen inderst inde godt ved, at man ikke kommer til at skabe en løsning, der efterfølgende kan give ny forretning. 

At vi allokerer og bruger offentlige midler efter at det står klart, at projektet ikke vil indfri forventningerne og skabe den værdi, som det var tiltænkt er et problem. Men måske er det aller værste: At de projektansatte begynder at kigge efter nye projekter og midler, når et igangværende projekt er i den kritiske afsluttende fase. Der, hvor alle tråde skal samles, der hvor eventuel implementering af en løsning skal koordineres, der hvor viden mellem de, der har innoveret, og de, der skal drifte og bruge løsningen, bør være størst. Vi fejler ofte der, hvor værdien skal udmøntes. Lige før mållinjen. Fordi vi er begyndt at kigge på det næste løb, vi kan deltage i - i stedet for at koncentrere os om at slutte bedst muligt i det race, vi har gang i.

Hele præmissen om projektgennemførelse bør stoppe. Det skal være et ideal løbende at vurdere, om der er en tilstrækkelig dokumentation for, at de ressourcer, der skal bruges for at udvikle en løsning, forbedring eller et nyt tiltag kan stå mål med den nyeste viden omkring den forventede værdiskabelse. Kan det svare sig?

Nogle vil så sige, at vi skal have plads til at fejle. At der genereres viden og værdi i alle projekter, som vi ikke altid kan måle. At det ofte er rejsen og ikke målet, der er det vigtigste. Og jeg er enig – det er gode grunde til at gennemføre projekter, der ikke når det formål, som var deres grundlag - men til hvilken pris? 

Men vi har heller ikke en incitamentstruktur eller ressourcer til at dele viden om fallerede gennemførte projekter, og så er deres eksistens tæt på irrelevant. Og ja - vi skal have plads til at fejle, men når vi opdager fejlen, skal vi have modet til at sige det og stoppe. Enten helt stoppe eller vurdere behov og formål en gang til, før man fortsætter i en ny retning - altså være agile.

Jeg tænker, at vi kan lære meget af det, som sker i små opstartsvirksomheder. Virksomheder, der løbende skal vurdere, om der er en forretningsmodel, der kan understøtte det arbejde, der laves. Virksomheder, der tager det som en selvfølgelighed at spørge: Kan det svare sig? Det betyder også, at det offentlige skal være meget bedre til at tage udgangspunkt i validerede behov og tidligt involvere folk, der er passionerede omkring det at skabe værdi. Og ikke prioriterer ”ideen” eller det enkelte individ, der er passionerede omkring en ide. Dette er ikke noget, kun jeg tænker og finder fornuftigt. Mange har i flere år arbejdet med behovsdrevet innovation med fokus på værditilbud, og nu er det på tide, at det offentlige sadler om og prioriterer dette. 

For at det kan ske, skal vi arbejde for at støtte en værdiskabelseskultur. Vi skal kunne skabe et grundlag for sikre ansættelser, hvor det at gennemføre projektet er sekundært til det at skabe værdi. Der skal være sikkerhed for, at man som projektansat ikke mister sit job ved netop at leve op til ansvaret for værdiskabelse. Vi skal i det offentlige lære af agil projektstyring og ikke kun tale om det - og vi skal altid sætte skabelsen af værdi over nydelsen ved at gennemføre. 

Del, kommenter eller gør begge dele. Håber at mit indlæg kan ligge op til diskussion og på sigt give værdi!